Asimismo, si pasas la mayor parte de tu tiempo en un área como tu carrera o la universidad, posiblemente te sientas fuera de balance y resentido/a por el hecho de que no tienes tiempo para otra cosa. Comienzas a ver el tiempo como tu enemigo y te encuentras con que tu energía está minada y no estás más en control. La clave para salir de este ciclo es cambiar tu relación con el tiempo y aprender a manejarte en todo momento.

En primer lugar, debes reordenar tus prioridades. Cómo hacerlo:

Ordena primero tus objetivos a corto plazo. Estos son las cosas que deseas lograr en un período dado de tiempo. Describe tus objetivos, con sensaciones, pasiones, puntos débiles y fuertes, cuanto más lo describas y más detalles des más fácil será para organizarlos y alcanzarlos.  Lo mismo puede decirse de tus prioridades. Muchas personas están atrapadas con listas de tareas que tienen una gran cantidad de “deberes” en lugar de “deseos” y pasa el tiempo en sus vidas y nunca logran cumplir los objetivos que realmente les darán satisfacción. . ¿Por qué no crear una nueva lista de tareas pendientes teniendo en cuenta las cosas que representan tus elecciones reales y no sólo deberes?

Con el fin de comenzar a administrar el tiempo de una manera que te haga sentir que estás en control, puedes restablecer tus prioridades siguiendo estos tres  pasos:

1. Se consciente de cómo estás gastando actualmente tu tiempo

El primer paso para cambiar tu relación con el tiempo es evaluar cómo lo gastas. Escribe todas las cosas que haces. ¿Cuánto tiempo pasas en cada área? De este modo podrás ver cuáles son las prioridades que estás teniendo hoy en día y podrás compararlas con tu lista de prioridades reales y ver si coinciden o realmente estás malgastando tu tiempo. Esto puedes hacerlo con la ayuda del paso nº 2:

2. Evalúa cuán satisfecho estás con la forma en que estás pasando tu tiempo

Piensa en las áreas más importantes de tu vida (por ejemplo, tu carrera, tus relaciones, el desarrollo personal, finanzas, salud, diversión, servicios, etc).

Califica cada área en términos de lo importante que es para ti. Utiliza una escala del 1-10, siendo 1 “no importante” y 10 “de vital importancia.

Ahora califica qué tan bien estás viviendo cada uno de estos ámbitos: ¿Qué tan satisfecho estás con la cantidad de tiempo que pasas en cada área? Dale el puntaje nuevamente en una escala de 1-10.

Mira a aquellas áreas que consideraste muy importantes (8, 9 o 10) y cuantos puntos le has dado con respecto al nivel de satisfacción. Si hay una diferencia de 2 o más puntos entre lo importante que es un área y el nivel de satisfacción que tienes con respecto a ésta, es probable que sientas una falta de equilibrio porque hay una brecha entre lo que es importante para ti y lo que estás haciendo en realidad.

3. Establece nuevas prioridades para empezar a hacer más de las cosas importantes en tu vida

El tercer paso para reordenar tus prioridades es averiguar cuáles son las actividades importantes se encuentran en tu vida.  Anota todas tus actividades en orden de prioridad de acuerdo a los puntajes que le diste en el paso anterior. Esta es ahora tu nueva lista de prioridades y deberás organizar tus tiempos en función de ésta.

Lee mi nota “Porqué múltiples Tareas pueden Destruir tu Productividad” donde encontrarás consejos útiles para ordenar tus tiempos de acuerdo a tus objetivos.

Recuerda que tus prioridades pueden cambiar en cualquier período de tiempo determinado. Lo importante es que cada tanto dediques unas horas de tu vida para pensar en lo que haces y lo que realmente quieres hacer, y poder diseñar tu vida, programarla  de acuerdo a tus deseos y no dejarte llevar por las urgencias cotidianas durante toda tu vida. Ellas siempre existirán, tú no.

Si bien creemos que podemos manejar varias tareas al mismo tiempo o “multitasking“, y muchas veces es verdad que logramos cumplirlas a todas, y no siempre con errores, hacer varias tareas a la vez produce efectos negativos a nivel mental: disminuye nuestra productividad y  aumenta el estrés.

El “malabarismo” de tareas, aunque no lo notemos, requiere de aptitudes cognitivas creativas , mientras estás al mismo tiempo, utilizando la otra parte del cerebro que se ocupa de la parte racional.

Si estás buscando que tu día sea más productivo y hasta ahora pensabas que cuantas más tareas hacías a la vez más te rendía el tiempo, te equivocas. Por algo estás aquí, no?

Algo está ocurriendo con tu día y sientes que no paras de hacer cosas y más cosas pero siempre te quedan tareas pendientes, y llegas al final del día exhausto/a.

En esta nota te daré algunos consejos para ayudarte a eliminar este hábito y obtener más productividad con menos estrés:

1. Organiza tu día

Organiza tu día en bloques de noventa minutos a tres horas de trabajo, no menos ni más. Elege un tema para cada bloque: el desarrollo de negocios, solución de problemas, administración, comercialización, producción, diseño, planificación, tareas del hogar, hijos, etc.

Agrupa las tareas para ejecutarlas en el bloque correspondiente que le has dado. Anota todo esto en un cuaderno.  Si te surge en el medio de una tarea otra idea, o te acuerdas de algo que quieres hacer, sólo anótala en el bloque correspondiente y luego la llevarás a cabo.

De este modo si mientras estás escribiendo una nota para tu trabajo te acuerdas que debes llamar al plomero, lo dejas para hacer durante el bloque “tareas del hogar”. Verás que el tiempo te rendirá más y tu cerebro, al estar focalizado únicamente en la tarea que estás realizando, rendirá mucho mejor.

2. Agrupando tareas

Cuando agrupes las tareas de tu semana en  bloques, fíjate que correspondan las de cada bloque a una categoría en particular. De este modo tu cerebro está conectado en este área y no tienes que estar cambiando su sintonía si cambias de tareas y rubros.

Está demostrado que la mente demora en refocalizar su atención en otro tema, y este es tiempo que desperdicias sino haces bien la agrupación. Tómate el tiempo para organizar las tareas de tu semana, te ahorrará disgustos y estrés!

3. Controla las interrupciones externas

Estoy concertadísima escribiendo este artículo y sé lo que estoy por redactar, pero de repente suena mi teléfono y es mi madre preguntándome  si necesito que me traiga algo esta tarde cuando venga a visitarme. Es un dulce gesto de su parte, pero este llamado me costó 15 minutos de mi tiempo y me hizo perder la idea central que quería comunicar. Al mismo tiempo, le hable con menos simpatía a mi madre de la que merecía, porque estaba cortando mi inspiración.

Apaga tus teléfonos y deja que atienda el contestador automático, casi todo puede esperar al menos 15 minutos hasta que termines la tarea que estás realizando.

En medio de cada cambio de bloque revisa tus emails si quieres, tus mensajes y fíjate si hay algo importante. De este modo podrás finalizar con eficiencia la tarea que estabas emprendiendo y luego dedicas el tiempo a hablar con la persona que merece tu atención completa y no que le hables rápido para continuar con lo que estabas haciendo.

4. Ordena tus espacios

El espacio es un elemento importante a la hora de focalizarnos. Crea un área de trabajo física distinta del área de recreación. De este modo cuando vayas a tu área de trabajo, estás enviando, en forma inconciente una señal al cerebro que estas ahora en modo de trabajo.

También pierdes divivir tus bloques de trabajo y cambiar de áreas : por ejemplo si tienes que hacer tareas administrativas, las realizas en tu oficina, y las tareas creativas las realizas desde un café.

A medida que apliques estos consejos y aprendas a romper tus tendencias multitarea y maximices el poder de tu focalización verás cómo tus tiempos te rinden mucho más, tus tareas te salen de mejor calidad y aumentarás la productividad en todas las áreas de tu vida. Y al mismo tiempo reducirás el estrés haciendo más.

Hoy quiero proponerte un ejercicio de PNL que, si lo pones en práctica, afectará radicalmente tu semana y la forma en que ésta termine. Incluso generará consecuencias altamente positivas en tu vida!

Muchas veces comenzamos el día “en piloto automático”: nos lavamos los dientes, desayunamos, hacemos las tareas que tenemos que hacer, etc, sin plantearnos nada, y actuando como robots. Y así pasan los días, sin darnos cuenta…

Hoy vas a hacer las cosas de una forma diferente: es lunes y tienes en tus manos la posibilidad de definir cuál será el grado de satisfacción que sientas el próximo viernes. Ahora decides si sentirás una gran alegría por las metas cumplidas, o será una semana más en tu historia.

Para hacer este ejercicio de PNL bien, tienes que hacer lo siguiente:

• no lo dejes para después, hazlo ahora!
• tómate 5 minutos y anota en un papel qué cosas quisieras dejar listas esta semana
• Por ejemplo, qué personas te gustaría visitar, a quién quisieras telefonear, saludar, trámites pendientes, cosas por terminar, salidas con hijos / pareja, etc.
• con la lista final, crea un cronograma de la semana y distribuye las tareas dentro de cada día (nadie sabe mejor que tú los tiempos)
• sé realista a la hora de elegir qué harás.
• agrega a cada ítem el motivo por el que deseas terminarlo.

Cada día estará organizado en función de las tareas así no te abrumas al final de la jornada.

Te desafío a que pongas en los comentarios aquí abajo tu listado de objetivos, así el viernes revisamos cómo te fue y cuáles has podido concretar.

Haz que tu semana cuente!

Gracias por estar ahí!

¿Por qué organizarnos es tan importante como actuar?

Una de las estrategias que he encontrado particularmente útil cuando me ahogaba en las tareas que debía cumplir es tomarme 30 minutos antes de comenzar mi día y hacer una lista de todos los asuntos pendientes. No todos saben cómo hacer una lista, ya que parece una tarea sencilla, pero hay técnicas que te ayudan a que lo que obtengas, sea algo factible de cumplir y que no se convierta en un papel más que te encuentres en unos días y lo tires como una más de tus metas no cumplidas.

En este articulo te daré  5 pasos para hacer una lista de tarea y que la cumplas!

Paso # 1 – anota todo
No importa el orden de lo que anotes, escribe todo lo que esté rondando en tu mente. A veces siento que tengo que pensar en las cosas más importantes primero y luego una lista en orden de importancia. Esto es un error. Primero debes anotar todas las cosas que sientas que debes hacer, sin filtros.
Paso # 2 – Ordenando prioridades

Una vez que tienes todo anotado ahora si es momento de ordenarlo y ver qué cosas son más importantes que otras. Piensa en cada tarea que debas hacer:. ¿Qué crees que debes terminar primero? ¿Hay algo que debes finalizar antes que comiences otra cosa? ¿Tienes una fecha límite a cumplir? Estas son preguntas estándar que debes hacerte sobre cada ítem para priorizar correctamente.

Soy una persona muy visual así que me gusta físicamente reorganizar mi lista y ponerla en un formato fácil de leer correspondiente a las prioridades que armé. Si tu también eres así, te aconsejo que una vez hecha la lista y ordenadas las prioridades la pases en limpio
Paso # 3 – Recompensas

Después de completar una tarea importante o una serie de pequeñas listas, puede que te encuentres un poco cansado a nivel mental o físico.  Es bueno que cuando hagas tu listado también incluyas en tus planes en qué momento vas a darte recompensas: programala luego de haber logrado determinada tarea y/o determinada cantidad de ítmes cumplidos. De este modo tendrás una motivación más para llevarlas a cabo. Puedes premiarte con algo rico, con un descanso, una caminata al aire libre, un masaje, o alguna salida que te guste mucho hacer.
Paso # 4 – Flexibilidad
No consideres a tu lista de tareas como inamovible. Hay factores externos que no siempre podemos controlar. No tengas miedo de hacer modificaciones a tu lista de tareas pendientes. Sólo recuerda, que debes cumplirla con los nuevos cambios.

Paso # 5 – Haz lo que realmente está en la Lista
Haz tu mejor esfuerzo para moverte rápida y eficientemente según tu lista. No postergar. La lista siempre estará esperando y cuanto más tiempo esperes, más difícil puede resultarte completar algunas de esas tareas. Tomar un descanso está bien, pero recuerda que cuanto antes hagas el trabajo pendiente, más pronto podrás concentrarte en lo que realmente quiere hacer!

Ahora si manos a la obra!!

Te invito a dejar aquí en los comentarios tu listado de tareas así puedes venir a revisarla en una semana y ver si la has cumplido.

Muy Importante: esta simple técnica que permitirá tener éxito por sobre todos los mortales (o sobre la mayoría de ellos, que no saben o no aplican lo que estás aprendiendo ahora tú).

CA es una técnica derivada de otro de mis trucos preferidos para aprovechar cada minuto, el de la Lupa. Consiste, a grandes rasgos, en CON-centrarte en cada tarea que tengas que hacer (no importa, por ahora, si viene impuesta o eliges hacerla) y sólo en ella. Lo anterior no es un error tipográfico: realmente vas a poner como centro de tu atención sólo la tarea que debes hacer y nada más.

Esta técnica de CA, en conjunto con otra que denomino BP (bloques de productividad) te convierte, instantáneamente en una persona más productiva. Y, como consecuencia adicional, te libera de una gran dosis de estrés. No me crees? Pruébalo hoy, ahora mismo, con la próxima tarea que tengas que cumplir. Préstale TODA tu atención creciente, aislando por completo cualquier tipo de interrupción y distracción externa que, de algún modo u otro, te quiera alejar de lo que estás haciendo. Verás que no sólo lo haces mejor, sino que tendrás tiempo adicional, sin la carga emocional negativa de haber dejado algo a la mitad, o de tardar más tiempo, o de sentirte “desbordado” de cosas, y con la carga emocional positiva de sentir, en tu propio ser, que puedes hacer las cosas de modo más efectivo, que puedes ser más productivo, y que puedes, si bien no manejar el tiempo, sí la forma en la que inter-actúas con él. Y esto, es sólo el principio, la punta del iceberg de todo lo que podrás lograr en los próximos días, con mi guía.

A tener en cuenta:

no podemos dominar el tiempo, sí podemos dominar nuestras acciones en el tiempo.

el tiempo es como una naranja a exprimir: depende de ti cuánto jugo sacarás.

aplica técnicas para actuar eficientemente, como la de CA (Concentración Absoluta).

practica, aplica, mejora, aprende, vuelve a practicar.

Pruébalo y cuéntame los resultados. No dudo que van a ser mas que excelentes!

Puedes dejar tus comentarios aquí abajo

NOTA: Querer manejar algo que está fuera de nuestro dominio, como lo es el tiempo, no sólo genera problemas de orden “organizativo” (por llamarlos de algún modo) sino que te hace sentir mal, que no eres productivo, que eres un holgazán, que no sabes organizarte, que no cumples tus metas. Y, como consecuencia de esto, tienes baja autoestima, te sobre-saturas de cosas, tienes ansiedad, estrés, no duermes bien…y agrega tú a esta lista los demás efectos negativos que quieras.

Sin embargo, sí,  está en tu poder manejar tu modo de actuar e inter-actuar con el tiempo, tu conducta, tu comportamiento, qué haces (u omites hacer) para aprovechar al máximo cada segundo que tienes. El tiempo es como una jugosa naranja que tienes frente a ti. No podrás obtener más jugo que el que la naranja tiene dentro. Cuáles son, entonces, tus opciones?

Si no haces nada, pues…obtendrías cero jugo! – estoy seguro que conoces personas que saben que está fuera de su alcance manejar el tiempo y entonces no hacen nada, no dan lo mejor de sí, y ése es su grado de productividad, el nivel de metas y objetivos que alcanzan en la vida: NADA.

Puedes engañarte, creyendo que sí tienes el poder de sacar más jugo del que la naranja tiene adentro: y entonces dirás a los demás que vas a tener un vaso lleno de jugo fresco, cuando la naranja, con la mejor de las suertes, te alcanzará para medio vaso. También conoces personas que dicen que darán “el oro y el moro” pero que raramente producen lo que decían, obtienen lo que pretendían.

Puedes elegir “trabajar” de modo estratégico: utilizando las mejores técnicas de los expertos “exprimidores” y las herramientas adecuadas, entonces serás capaz de obtener la máxima cantidad de jugo que la naranja dará. Está, literalmente, en tus manos, porque depende de cómo actúes.

Una de las mejores técnicas que conozco para “exprimir” (por qué no seguir con la analogía, no?) el tiempo que te da el tiempo (vaya paradoja) es usar la regla del 80/20 y la Técnica de laLupa, junto con otras como CA y BP. Te contaré más sobre ellas en la segunda parte de este artículo, y descubrirás cómo, con un simple y menospreciado truco, que podrás implementar inmediatamente en tu vida, obtendrás un 80% más que ahora en CUALQUIER TAREA que tengas que cumplir.

Sofía Conti es experta en técnicas de PNL (Programación Neurolingüística) y ayuda a personas a manejar sus tiempos de modo más eficiente, a ser más productivos, a convertirse, en definitiva, en lo que todos dicen pretender pero pocos parecen lograr: ser personas exitosas. Es la creadora del Curso de PNL práctico por Internet, y de, entre muchos otros, el método EFI (Eficiente, Fácil e Inmediato) para obtener tus objetivos y metas. Sofía también ayuda a individuos y organizaciones a para lograr ambientes de trabajo más productivos y eficientes.